FAQ
Hier vind je het overzicht van al onze veelgestelde vragen.
Algemeen
Onder goed werkgeverschap verstaan wij het eerlijk, ondersteunend en wettelijk correct handelen van de werkgever naar werknemers. De pijlers van goed werkgeverschap zijn voor Zekerhelden:
- Werving en selectie
– Zorgvuldig aanmelden van nieuwe werknemers - Arbeidsvoorwaarden en contracten
– Eerlijke en duidelijke arbeidsovereenkomst
– Correcte en tijdige salarisbetaling
– Tijdige verlenging of beëindigen van arbeidscontracten - Ziekteverzuim en re-integratie
– Goed verzuimbeleid op gebied van preventie en begeleiding
– Voldoen aan de wettelijke verplichtingen zoals de Wet verbetering poortwachter - HR-administratie en naleving wetgeving
– Correct bijhouden personeelsdossiers
– Voldoen aan arbeidsrechtelijke regels
Afhankelijk van het risicoprofiel van jouw bedrijf bepaalt de Belastingdienst in welke sectorcode je valt.
De factor die het tarief bepaald is gebaseerd op de sectorcode van de WHK-beschikking die je jaarlijks ontvangt van de Belastingdienst. De sectorcode bepaalt in welke branche jouw organisatie actief is en welke tarieven m.b.t. de sociale verzekeringen, verzuimverzekeringen, pensioenen en arbeidsvoorwaarden (CAO) van toepassing zijn.
De WHK-beschikking wordt jaarlijks door de Belastingdienst verstrekt, hierin staat hoeveel werkgeverspremie je moet betalen voor de Werkhervattingskas (WHK). De collectief afgedragen premie financiert uitkeringen vanuit het UWV voor zieke (ex-)werknemers, zoals Ziektewet (ZW) voor flexwerkers en ex-werknemers en de WGA.
Om jouw organisatie om te zetten doorlopen we een aantal stappen.
- Inventarisatie
- Offerte traject
- Onboarding
- Verloning & Betaling
Elke ondernemer heeft unieke wensen en behoeften. Bij Zekerhelden werken we met een factor over de bruto loonsom. De factor wordt bepaald door de sector waarin jouw bedrijf actief is en welke opties gewenst zijn. Zo kun je kiezen uit verschillende eigenrisicoperiodes m.b.t. de verzuimverzekering, wel/niet gebruik maken van Nostradamus en/of gebruik maken van de optie ontslag en transitievergoeding.
Wil je een vrijblijvend voorstel ontvangen wat dit voor jouw onderneming zou betekenen neem dan contact met ons op. Of kijk op onze tarieven pagina, klik hier.
Zekerhelden staat voor goed werkgeverschap. De diensten die goed ondernemerschap ondersteunen zijn:
- Beheren arbeidsovereenkomsten
- Salarisadministratie (incl. verzorgen alle betalingen)
- Ziekteverzuimverzekering
- Fullservice arbodienstverlening
- Vertrouwensdesk
Dit kan heel snel gaan. Wij hanteren een gemiddelde doorlooptijd van 1 tot 4 weken. Dit is mede afhankelijk van het aanleveren van de benodigde gegevens om de administratie goed in te kunnen richten.
Na akkoord vragen we je de bedrijfsgegevens en werknemersgegevens aan te leveren. Wij begeleiden je in het proces en voorzien van je van alle benodigde informatie om de overgang soepel te laten verlopen.
Ten aanzien van de salarisadministratie schakelen we met de collega’s van het loonbureau, zodat de administratie goed wordt ingericht. We delen voorbeeldbrieven om jouw werknemers en accountant in te lichten en verstrekken handleidingen om de software optimaal te kunnen gebruiken.
Ook na de 1e salarisbetaling blijven we uiteraard bereikbaar voor vragen.
Jouw betaling wordt overgemaakt naar een derdengeldenrekening. Dit is een speciale, afgezonderde bankrekening die wordt beheerd door Risikoloos. Het geld op deze rekening blijft gescheiden en is bedoeld om tijdelijk en veilig bedragen te beheren die toebehoren aan derden. Zo ben je er zeker van dat je betaling veilig is ondergebracht totdat deze wordt doorbetaald aan de juiste partij.
Wij zitten uiteraard niet stil en zullen veranderingen op het gebied van HR blijven volgen en aanpassen als dit van noodzakelijk is. In het kader van goed werkgeverschap blijven we kijken naar uitbreidingsmogelijkheden op het gebied van koppelingen met andere partijen zoals verzekeringen, opleiding, software, etc.
Heb je zelf goede ideeën? Laat het ons vooral weten, we denken graag met je mee!
Risikoloos is een platform op het gebied van verlonen, betalen en verzekeren. Zij faciliteren alle diensten binnen één serviceabonnement en houden hierbij rekening met de eisen van Goed Werkgeverschap.
Zekerhelden is het trots samenwerkend intermediair van Risikoloos. Wij adviseren werkgevers over Goed Werkgeverschap en zoeken partners die daarin willen faciliteren. Met onze jarenlange ervaring op het gebied van personeelszaken, weten wij welke problemen er kunnen spelen op de werkvloer. Ook wijzen wij werkgevers op de financiële risico’s. Anno 2025 is het niet meer noodzakelijk om je personeel via een Payroll organisatie in te huren, maar helpt Zekerhelden jouw onderneming met de risico’s en onboarding. Door je aan te sluiten op het platform van Risikoloos voldoe je aan de (wettelijke) eisen van Goed Werkgeverschap en kun je zorgeloos ondernemen tegen een scherp en eerlijk tarief.
Bij Payroll is de werknemer in dienst van de Payroll organisatie, dit is de juridische werkgever. De ondernemer die gebruik maakt van deze werknemer is de inlener. Werknemers zijn dus niet in dienst van jouw bedrijf en alle risico’s worden gedragen door de Payroll organisatie.
Bij Zekerhelden is de werknemer in dienst van jouw bedrijf. Dit zorgt voor continuïteit en loyaliteit naar jou als werkgever. Ook betekent dit een waarde vermeerdering voor jouw bedrijf in plaats van de Payroll organisatie. De risico’s zijn voor jou als werkgever. Echter, al deze risico’s worden via Zekerhelden afgedekt door onze totaaloplossing. Zekerhelden biedt t.o.v. Payroll een scherp tarief dat doorgaans ongeveer 15 tot 20% voordeliger is. Bovendien komen alle fiscale voordelen naar jou als werkgever toe, in plaats van de payroll organisatie.
Kortom, je krijgt de dienstverlening van een Payroll organisatie, maar met de (fiscale)voordelen van personeel in eigen dienst. Zekerhelden ontzorgt je volledig in de administratieve rompslomp.
Onboarding werknemers
Onze digitale handtekening voldoet aan de wettelijke eisen van de Europese eIDAS-verordening. Dit betekent dat de arbeidsovereenkomst rechtsgeldig en juridisch bindend is. Bovendien worden datum, tijd en IP-adres gelogd, zodat de ondertekening volledig traceerbaar is.
Na de aanmelding wordt automatisch de arbeidsovereenkomst gegenereerd, de salarisadministratie klaargezet, en worden relevante verzekeringen (zoals verzuim of pensioen) geactiveerd. Jij hoeft niets handmatig in te voeren of te regelen — het hele proces verloopt geautomatiseerd via ons platform.
Zodra de medewerker wordt aangemeld, ontvangt deze automatisch een welkomstmail met uitleg over het digitale contract, de vervolgstappen en eventueel aanvullende instructies. Alles verloopt via een intuïtieve online omgeving — snel en duidelijk.
Verlonen en betalen
Wij nemen het volledige verloningsproces van je over. Dat betekent dat we alle betalingen verzorgen, van salarissen tot premies en pensioenafdrachten. Je blijft ook gewoon klant van je boekhouder/accountant.
Ja, jouw medewerkers komen/blijven gewoon bij jou in dienst. Zekerhelden regelt alleen de administratieve en financiële afhandeling, zodat jij je daar geen zorgen over hoeft te maken.
Na elke verloningsperiode ontvang je een voorschotfactuur. Deze voorschotfactuur bedraagt de totaalsom van het brutoloon + de overeengekomen factor. Zodra je deze hebt goedgekeurd en betaald, verzorgen wij automatisch alle verdere betalingen, inclusief salarissen, belastingen, verzekeringen, kosten van de arbodienst, eventueel pensioen en softwareleveranciers.
Zekerhelden werkt samen met een gecertificeerd loonbureau dat gespecialiseerd is in actuele wet- en regelgeving. Wij monitoren alle wijzigingen in fiscale en arbeidsrechtelijke verplichtingen en zorgen ervoor dat alles volgens de geldende normen wordt uitgevoerd, inclusief tijdige aangiftes bij de Belastingdienst en afdrachten aan pensioenfondsen.
Online verwerk je alle mutaties, zoals uitdiensttredingen, ziekteverzuim en contractwijzigingen, in de loonadministratie. Wij regelen de bijbehorende (financiële) afhandeling, zoals ontslagvergoedingen of loondoorbetaling bij ziekte. Je hoeft dit alleen (digitaal) aan ons door te geven. Wij zorgen voor de correcte uitvoering en administratieve afhandeling.
Dat bepaal je zelf. Bij de inrichting kun je aangeven op welke dag je de salarissen wenst uit te betalen, je kunt zelfs onderscheid maken tussen de betaaldatum van je vaste werknemers als je flex werknemers. Na goedkeuring van de loonstroken ontvang je onze factuur van de loonsom en de afgesproken factor(en). Zodra deze factuur betaald is worden je werknemers, de Belastingdienst en alle overige partners betaald.
Ontslag- en transitievergoeding
In de basis geldt 1/3 maandsalaris per dienstjaar.
Een paar belangrijke punten:
Het geldt vanaf de eerste werkdag, dus ook bij korte dienstverbanden.
Er zit een maximum aan (in 2025 is dat € 94.000 of een jaarsalaris als dat hoger is).
Bij ontslag met wederzijds goedvinden (vaststellingsovereenkomst) kun je onderhandelen over de hoogte.
Een werkgever is verplicht een transitievergoeding te betalen als:
De werkgever het dienstverband beëindigt (dus niet de werknemer zelf).
Het initiatief voor ontslag bij de werkgever ligt, bijvoorbeeld bij:
Ontslag via het UWV (bijvoorbeeld vanwege bedrijfseconomische redenen).
Ontslag via de kantonrechter (bijvoorbeeld bij een verstoorde arbeidsrelatie).
Niet verlengen van een tijdelijk contract op initiatief van de werkgever.
De werknemer minstens 18 jaar is en minimaal 1 maand in dienst is geweest.
Let op: het maakt niet uit of de werknemer een vast of tijdelijk contract had.
Als de werknemer zelf ontslag neemt, tenzij er sprake is van ernstig verwijtbaar handelen door de werkgever.
Bij ontslag op staande voet wegens ernstig wangedrag (tenzij dit later ongegrond blijkt).
Als de werkgever failliet is of in surseance van betaling verkeert.
- Als er via een vaststellingsovereenkomst (wederzijds goedvinden) is gekozen om geen vergoeding op te nemen (al gebeurt dat zelden zonder enige vergoeding).
Financieringsopties
De Rabobank heeft een nieuwe tool ontwikkeld waarbij zij snel en gemakkelijk een online aanbod kunnen doen. Op basis van de transactiegegevens kan een risicoprofiel worden bepaald en de kredietwaardigheid worden getoetst. Op deze manier kunnen onze klanten eenvoudig een online aanbod ontvangen.
Jouw bedrijf dient te bankieren bij Rabobank, SNS, KNAB, RegioBank, ING, ASN Bank of ABN-AMRO Bank. Alleen bij deze Nederlandse banken kan eenvoudig een transactieoverzicht worden getoetst conform de wettelijke eisen van de WFT en WWFT.
Enkel voor klanten die bankieren bij De Rabobank.
Verzuimpreventie
Wij begeleiden zowel werkgever als medewerker vanaf het moment van ziekmelding, volledig conform de Wet verbetering poortwachter. Dit betekent dat we alle wettelijke stappen bewaken én praktische ondersteuning bieden richting herstel en re-integratie.
Deze wet verplicht werkgevers en werknemers om actief samen te werken aan re-integratie bij langdurig verzuim. Niet voldoen aan deze wet kan leiden tot loonsancties vanuit het UWV. Wij zorgen ervoor dat je aan alle verplichtingen voldoet, zonder zorgen.
Hoewel jij als werkgever eindverantwoordelijk bent, nemen onze specialisten de praktische regie over. We houden de planning bij, schakelen waar nodig arbodiensten in en begeleiden je medewerker richting een duurzame terugkeer.
Een preventief spreekuur is een laagdrempelig gesprek met een bedrijfsarts, nog vóórdat er sprake is van verzuim. Dit kan helpen bij signalen van overbelasting of andere klachten. Zo voorkom je uitval.
Een actuele en getoetste RI&E helpt risico’s in je organisatie inzichtelijk te maken én aan te pakken. Je voldoet hiermee aan de wettelijke verplichting én creëert een veiligere werkomgeving voor je team. Kortom hiermee faciliteer je Goed Werkgeverschap.
Ja. Bij ingrijpende gebeurtenissen op de werkvloer (zoals een ongeval, agressie of overlijden) biedt de afdeling Verzuimpreventie professionele traumaopvang om medewerkers op een goede manier op te vangen en verdere uitval te voorkomen.
De vertrouwensdesk is er voor medewerkers die kampen met zorgen, spanningen of ongewenst gedrag. Door hen een veilige plek te bieden voor hun verhaal, voorkom je dat problemen escaleren tot langdurig verzuim. Zie ook de dienstverlening ‘Vertrouwensdesk’.
Veel van onze diensten, zoals het preventief spreekuur of een eerste adviesgesprek, zijn kosteloos of inbegrepen in een bredere dienstverlening. Voor maatwerkoplossingen ontvang je altijd vooraf een helder voorstel.
Week 1: Ziekmelding
Week 6: Probleemanalyse
Week 8: Plan van aanpak
Elke 6 weken: Evaluatiegesprekken
Week 42: Ziekmelding bij UWV
Week 52: Eerstejaarsevaluatie
Week 88: Re-integratieverslag
Week 93: WIA-aanvraag
Vertrouwensdesk
De Vertrouwensdesk is een laagdrempelig aanspreekpunt voor medewerkers die te maken krijgen met ongewenst gedrag, integriteitskwesties of andere vertrouwelijke situaties. Een externe vertrouwenspersoon biedt een neutrale, veilige plek en wordt binnenkort wettelijk verplicht als onderdeel van goed werkgeverschap. Met de Vertrouwensdesk voorkom je escalaties op de werkvloer wat weer bijdraagtaan een gezonde en productieve organisatie.
Ja! Alles wat er besproken wordt blijft strikt vertrouwelijk. Alleen de werknemer en de vertrouwenspersoon weten wat er is besproken. Informatie wordt alleen gedeeld als de werknemer daar expliciet toestemming voor geeft, tenzij er sprake is van acute dreiging voor jezelf of anderen. De vertrouwenspersoon waarborgt de veiligheid van de medewerker.
Zeker. De werknemer kan ervoor kiezen om anoniem te blijven, zowel tijdens het eerste contact als gedurende het hele traject. De onafhankelijke Vertrouwensdesk respecteert de wensen van de werknemer hierin volledig.
Er zijn geen extra kosten verbonden aan het contact met de Vertrouwensdesk. Deze ondersteuning is onderdeel van onze dienstverlening, omdat Goed Werkgeverschap willen bieden aan onze klanten. De kosten van de Vertrouwensdesk zijn dus inbegrepen in de factor.
Ja, ook werkgevers en leidinggevenden kunnen bij ons terecht. Bijvoorbeeld als zij zorgen hebben over teamdynamiek, vermoedens hebben van grensoverschrijdend gedrag of zich af vragen over hoe te handelen in een specifieke situatie. De Vertrouwensdesk biedt dus ook professionele ondersteuning voor het bedrijf zelf om een veilige werkomgeving te waarborgen.
Ongewenst gedrag (intimidatie, pesten, discriminatie)
Integriteitsvragen of vermoedens van misstanden
Persoonlijke zorgen die invloed hebben op jouw werk
Twijfels over hoe te handelen in een gevoelige situatie
Op dit moment is een vertrouwenspersoon niet verplicht, maar een aanbeveling. Er is een wetsvoorstel ingediend om een vertrouwenspersoon in het kader van goed werkgeverschap te verplichten voor werkgevers met meer dan 10 werknemers. In de loop van 2025 wordt over dit wetsvoorstel gestemd in de 1e kamer.
Arbodienst
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om een contract af te sluiten met een arbodienst. Als je dit niet doet, riskeer je een boete van de Arbeidsinspectie. Het is belangrijk om te begrijpen dat een arbodienst niet alleen wettelijk verplicht is, maar ook een cruciale rol speelt in het bevorderen van een veilige werkomgeving en het ondersteunen van medewerkers tijdens ziekte en re-integratie. De arbodienst zorgt er voor dat de zieke medewerker weer zo snel mogelijk kan werken en jij als werkgever niet voor torenhoge extra kosten komt te staan.
Een basiscontract biedt een minimalistische dekking en legt de kosten voor extra verrichtingen (zoals verzuimbegeleiding of risico-inventarisatie) bij de werkgever. Bij een fullservice contract betaal je een vast bedrag en dek je alle risico’s in één keer af. Dit kan voordeliger zijn, vooral bij langdurig verzuim, omdat de kosten voor arbodiensten bij langdurige ziekte al snel kunnen oplopen. Zekerhelden biedt een fullservice pakket om werkgevers te ontzorgen en niet voor financiële verrassingen komt te staan. Bovendien voldoe je aan alle wettelijke verplichtingen.
Het samenwerken van de arbodienst met de verzuimverzekeraar maakt het mogelijk om verzuim- en uitkeringsprocedures naadloos op elkaar af te stemmen. Dit voorkomt miscommunicatie en financiële verrassingen voor de werkgever. Het zorgt ervoor dat het proces van ziekteverzuim en de uitkering van de verzuimverzekering efficiënt en zonder vertragingen verloopt, zodat je als werkgever niet voor onverwachte kosten komt te staan.
Ziekteverzuimverzekering
Met onze unieke hybride verzekering kan je per doelgroep (zoals oproepkrachten vs. vaste krachten) verschillende polissen of eigenrisicoperiodes kiezen. Je betaalt een vaste premie (factor) over het brutoloon per verloningsperiode. In tegenstelling tot een ziekteverzuimverzekering bij een reguliere verzekeraar, wordt er jaarlijks altijd naverrekend. Bij onze hybride oplossing is dat dus niet het geval en voorkom je grote schommelingen.
Bij traditionele verzuimverzekeringen moet je vaak je ziekteverzuimhistorie van de afgelopen drie jaar opgeven, wat kan leiden tot een hogere premie. Naast de sectorpremie, wordt er ook individueel gekeken naar het risico. Bij ons begin je met een schone lei: er wordt géén rekening gehouden met jouw eerdere verzuimgevallen. Dit maakt het aantrekkelijker, zeker voor nieuwe klanten of bedrijven die net een moeilijke periode achter de rug hebben. Alle bedrijven in dezelfde sector dragen collectief de sectorpremie en je NOOIT individueel worden gestraft voor het verzuimverleden van jouw onderneming.
Bij de collectieve verzuimverzekering die wij adviseren, geldt een sectorpremie die onafhankelijk is van jouw individuele ziekteverzuim. Dat betekent dat één of meerdere zieke medewerkers géén negatieve invloed hebben op jouw premie in het volgende jaar — iets wat bij traditionele verzekeraars wél vaak het geval is. Zo voorkom je onverwachte premiestijgingen en houd je grip op je kosten.
In het derde ziektejaar ontvang je geen loondoorbetalingsvergoeding meer, maar Zekerhelden zorgt er wél voor dat je volledig begeleid wordt in het re-integratieproces, conform de Wet verbetering poortwachter. Alle kosten voor deze begeleiding — zoals casemanagement, contact met de bedrijfsarts en ondersteuning bij spoor 2-trajecten — zijn inbegrepen in de dienstverlening. Zo voorkom je fouten, boetes en vertragingen richting het UWV.
De software oplossing
Na een ziek- of betermelding in onze software wordt automatisch een digitale melding gedaan bij de aangesloten verzuimverzekeraar én de Arbodienst. Je hoeft hier zelf niets voor te doen. Dankzij onze koppelingen wordt ook de juiste informatie direct gedeeld, volgens de vereiste protocollen. Op deze manier voldoe jij als werkgever aan de re-integratieverplichtingen, bespaar je onnodige, hoge kosten van de arbodienst en houd je tijd over om te ondernemen.
Je bent geheel vrij in je keuze van leverancier betreft personeelsplanning en urenregistratie. Na een zorgvuldig onderzoek hebben wij gekozen voor een samenwerking met Nostradamus, waarbij wij de software aan elkaar hebben gekoppeld. Optioneel (en tegen een hogere factor) kun je dus ook je dienstenpakket uitbreiden met de software voor personeelsplanning en urenregistratie.
Kijk voor meer informatie op www.nostradamus.nu.
Onze software is gekoppeld aan de zakelijke financieringsafdeling bij Rabobank. Hierdoor kun je bij liquiditeitskrapte of seizoenspieken met één druk op de knop een financieringsaanvraag doen. Je ontvangt vrijwel direct een aanbod op basis van je actuele loonkosten en cashflow. Het proces is snel, digitaal en transparant — zonder papierwerk of lange wachttijden.
Wij maken gebruiken van softwareleverancier DSSR (DossierOnline). Via de app op je telefoon kun je eenvoudig arbeidscontracten aanmaken en digitaal laten ondertekenen door de desbetreffende medewerker. Zelfs afwijkende afspraken en het vastleggen van het ‘jaarlijkse’ functioneringsgesprek kunnen hierin worden bijgehouden. Op deze manier behouden we het overzicht voor alle partijen en is alles juist geadministreerd.
Alle mutaties worden in de App van Risikoloos verwerkt, van nieuwe contracten, verlengingen, ziekmeldingen, etc. De verloning vindt plaats in NMBRS.
De kosten van NMBRS zijn onderdeel van de factor, hier betaal je dus niets extra’s voor.